Compliance fiscal é um dos temas mais importantes que você gestor e empreendedor deve saber. Nesse conteúdo, além de explicar esse tema, vamos mostrar os primeiros passos e como manter sua empresa com essa conformidade.
Compliance fiscal: O que é?
Compliance fiscal é um conjunto de práticas, procedimentos e políticas internas da empresa para garantir que esteja em conformidade com todas as suas obrigações fiscais e tributárias.
O objetivo do compliance é evitar penalidades severas pelo descumprimento da lei e garantir a saúde financeira da empresa. Todos esses processos devem ser realizados continuamente, pois a legislação está sempre em constante mudança e a empresa também não para.
Dessa forma, o compliance precisa ser um conjunto de processos enquanto a empresa existir, proporcionando diversas vantagens:
- Melhoria da imagem corporativa: Empresas com histórico inabalável de conformidade mantêm uma ótima imagem junto a investidores, fornecedores e clientes.
- Evite multas: Com um compliance bem definido, é possível evitar descumprimentos e, consequentemente, multas e outras penalidades.
- Tomada de decisão mais assertiva: Informações fiscais precisas permitem planejamento a longo prazo mais assertivo, evitando surpresas internas.
- Geração de relatórios confiáveis: Processos rigorosos garantem relatórios financeiros mais confiáveis, essenciais para atrair novos investidores.
- Eficiência operacional: Um compliance bem definido facilita a automação de processos, aumentando naturalmente a eficiência operacional.
Agora que você entendeu a importância desse conjunto de processos, podemos falar dos primeiros passos que sua empresa precisa tomar para garantir um processo rigoroso e aproveitar todas as vantagens mencionadas anteriormente.
Compliance fiscal: Primeiros passos?
O compliance exige várias etapas fundamentais, e as primeiras são as mais importantes. Neste segundo tópico, vamos falar sobre a implementação desses processos de acordo com a nossa experiência.
Passo 1: Consultoria especializada
Primeiramente, é fundamental que sua empresa tenha o apoio de um escritório de contabilidade especializado no seu setor. Afinal, com uma consultoria especializada, é possível seguir com toda a implementação de forma mais simples.
Passo 2: Mapeamento das obrigações fiscais
Após contratar um escritório de contabilidade para acompanhar todo o processo, é necessário mapear todas as obrigações fiscais aplicáveis ao seu setor e à sua empresa. É fundamental pesquisar sobre:
- Impostos federais, estaduais e municipais
- Contribuições previdenciárias
- Taxas específicas do setor em que sua empresa atua
- Tributos aplicáveis (IRPJ, CSLL, PIS/Cofins, ICMS e ISS)
O escritório de contabilidade saberá exatamente quais são as últimas atualizações e tributos que devem ser considerados.
Passo 3: Implementação de auditorias internas
Após entender exatamente todos os impostos que devem ser considerados, é fundamental implementar o processo de auditorias internas para garantir que os registros fiscais sejam precisos.
Auditorias regulares ajudam a corrigir e identificar possíveis erros internamente antes que se tornem grandes problemas. Basicamente, o processo de auditoria envolve a revisão dos seguintes itens:
- Declarações fiscais
- Registros contábeis
- Pagamento de impostos
Uma vez que todos esses itens estejam de acordo com a legislação atual, uma nova auditoria interna será realizada após alguns meses para novamente verificar a conformidade.
Apesar de ser um processo novo na empresa, este é um dos mais importantes para manter sua empresa em conformidade no longo prazo.
Passo 4: Criação de processos para gerir documentações e relatórios
Por fim, é fundamental criar processos para gerir documentações e relatórios da empresa, incluindo notas fiscais, recibos, comprovantes de pagamentos e declarações fiscais.
É importante mencionar que, para alguns documentos, a legislação exige que sua empresa os mantenha arquivados por no mínimo cinco anos.
A melhor alternativa para gerenciar esses documentos é um software de gestão, também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning).
Esses softwares oferecem uma visão geral da sua empresa sobre os setores contábil, de estoque e vendas.
Entretanto, eles podem ter recursos variados, e é fundamental que você avalie as necessidades da sua empresa para que o ERP escolhido atenda a essas necessidades de forma eficaz.
Compliance fiscal: Como manter a sua empresa em conformidade?
Para finalizar nosso conteúdo, vamos abordar como manter a sua empresa em conformidade no médio e longo prazo com algumas práticas fundamentais.
Monitoramento contínuo da legislação
Como já mencionamos em diversos conteúdos, a legislação é bastante dinâmica e sua empresa precisa acompanhar. Portanto, é fundamental monitorar qualquer atualização ou trâmite no congresso sobre novas mudanças.
Uma das melhores opções é contar com a ajuda de profissionais competentes na área de contabilidade. Esses profissionais acompanham diariamente as mudanças na legislação e sabem exatamente onde buscar as últimas informações.
Com isso em mente, ter um escritório de contabilidade de confiança para sua empresa é fundamental não apenas para este processo, mas também para muitos outros que sua empresa pode precisar.
Auditorias externas
Auditorias externas conduzidas por terceiros independentes são uma ótima forma de garantir que a empresa está em conformidade fiscal, proporcionando uma visão imparcial.
Essas auditorias externas devem ser contínuas, mas podem ter um intervalo maior se comparado com as auditorias internas. Por exemplo, se as auditorias internas são trimestrais, as auditorias externas podem ser semestrais.
Cultura de compliance
Um provérbio africano diz que “Se quer ir rápido, vá sozinho. Se quer ir longe, vá acompanhado.” Criar uma cultura de compliance é garantir que todos os profissionais sigam um único objetivo.
Existem várias formas de estabelecer essa cultura, como criar treinamentos contínuos com as atualizações da legislação e melhores práticas.
Além disso, estabeleça uma política de zero tolerância para violações de conformidade e forneça feedbacks claros.
O importante é entender que a cultura de compliance nunca se estabelece da noite para o dia, mas é uma mudança de longo prazo que permanecerá na empresa para sempre.
Compreender esse momento de transição é crucial para garantir mudanças contínuas em uma única direção.
Portanto, esperar mudanças imediatas no time não é a melhor perspectiva; o foco deve ser em mudanças contínuas no longo prazo.
Nós, da Prímor, vamos te ajudar em cada processo mencionado e facilitar ainda mais cada etapa para você. Tudo isso oferecendo um suporte único que somente profissionais com experiência e cuidado podem oferecer.
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