A Substituição Tributária (ST) é um dos regimes mais complexos do sistema tributário brasileiro, e, por isso, muitos empreendedores cometem erros que resultam em prejuízos, multas e problemas fiscais. Neste conteúdo, vamos explicar o que é a ST, como ela funciona e listar os erros mais comuns que você deve evitar no seu negócio.
O que é Substituição Tributária?
A Substituição Tributária é um mecanismo de arrecadação de ICMS em que a responsabilidade pelo pagamento do imposto é transferida para um dos participantes da cadeia de circulação de mercadorias, geralmente o fabricante ou o importador. Esse “substituto tributário” recolhe o imposto antecipadamente em nome dos demais elos da cadeia.
A ideia é facilitar a fiscalização, evitar a sonegação e garantir a arrecadação. No entanto, devido à sua complexidade e variações entre estados, erros são frequentes — especialmente quando o empresário não conta com uma assessoria contábil atualizada.
Por que a Substituição Tributária gera tantos erros?
A ST envolve regras específicas que variam conforme o estado, o produto e a operação. Além disso, mudanças frequentes na legislação e falhas na classificação de produtos (NCM) dificultam ainda mais a gestão correta desse regime.
A seguir, listamos os erros mais comuns cometidos por empresas que operam com Substituição Tributária:
1. Classificação incorreta do NCM
Um dos erros mais recorrentes é o uso incorreto da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). Se o código não estiver correto, o produto pode ser tributado indevidamente ou até deixar de ser tributado, o que gera autuações e multas.
2. Falta de atualização sobre a legislação estadual
Cada estado tem regras próprias sobre quais produtos entram na ST. Ignorar essas particularidades ou trabalhar com uma base desatualizada pode levar a erros na retenção e no recolhimento do ICMS-ST.
3. Base de cálculo incorreta
A base de cálculo da ST é composta pelo valor da mercadoria, acrescido de frete, despesas acessórias e a Margem de Valor Agregado (MVA). Muitos empresários calculam o imposto apenas sobre o valor do produto, gerando recolhimento a menor e riscos fiscais.
4. Pagamento duplicado do ICMS
Em alguns casos, o ICMS é recolhido tanto na origem (via ST) quanto na venda final, o que configura pagamento em duplicidade. Esse erro pode ocorrer por falha no cadastro de produtos ou desconhecimento da operação.
5. Emissão de nota fiscal sem destaque correto
Na hora de emitir a nota fiscal, muitos contribuintes não preenchem os campos de ST corretamente. O erro pode afetar o crédito do comprador e gerar inconsistência na apuração dos tributos.
6. Não utilizar ferramentas de apoio
Hoje já existem softwares e sistemas que cruzam dados, atualizam a legislação em tempo real e auxiliam na apuração da ST. Ignorar essas ferramentas pode aumentar o risco de erro humano e retrabalho.
Como evitar esses erros?
A melhor forma de se proteger contra erros na Substituição Tributária é contar com uma contabilidade especializada, manter os cadastros atualizados e investir em tecnologia que acompanhe a legislação em tempo real.
Além disso, é fundamental realizar revisões periódicas nas rotinas fiscais e promover treinamentos para a equipe envolvida com o processo de emissão de notas e apuração de impostos.
Conte com a Prímor Contábil para não errar na Substituição Tributária
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